最近、複数の産業看護職の方から、
似たようなお悩みをおききしました。
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初回の保健指導はリアルにお会いして実施し、
２回目以降はメールで支援を続けているのだが、
メールに何を書いていいかわからない。
文章が下手なのでうまく書けない。
メール支援している対象者から返事が来ない。
それで困っている。
どうすればいいんでしょうか・・・
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確かに、初回の保健指導から数か月経って、
「その後いかがですか？」
と継続支援のメールを出したときに、
返事をくれる人が少なければがっかりしますよね。
何が悪いのだろう？
どうすれば返事をもらえるのだろう？
σ(￣ヘ￣；）
と、考え込んでしまいます。
そして、
忙しいのかな。催促してもいいのかな。
何か気に障ることを書いてしまったのかも。
次のメールには何と書けばいいのか。
そんなことばかり気にしながら、
メール支援を続けていくのも
なかなかしんどいですよね。
幸いにも、私は文章を書くのは苦にならないので、
昔から文書指導をよくやっていました。
そのおかげで、メールを使った支援にも
さほど抵抗を感じていませんでしたが。
それでも、メール支援にお返事をいただけないと、
「どうして返事くれないのかな～」と悩んだり、
「私は避けられているのかな～」と落ち込んだりして。
あ～でもない、こ～でもない、と
いろいろ考えを巡らせたことが何度もありました。
で、私なりに考えてみて、
メールの返事が返ってこない理由って、
たぶん、こんな感じかなと思っています。
＜対象者側の理由＞
- 忙しくてそれどころではない
- 後で返事をするつもりで忘れてしまった
- 行動変容できていないので返事できない（したくない）
- 過去に嫌な思いをしたことがあり無視している
- 何を返事すればいいかわからない
- めんどくさい、仕事に関わりないのでやらない
＜看護職側の理由＞
- 用件オンリーの素っ気ない文面
- 丁寧な対応を意識するあまりの堅苦しい文面
- 定型的で誰にでも通用するような内容・文面
- 取り組みの結果、成果、達成度を確認するのみの内容
- 相手への問いかけがなくこちらから説明するだけの内容
- 返事が必要かどうか、何を返事してほしいかがあいまい
対象者さんにしてみたら、
返事をしようがしまいが、
仕事に直接的な影響が出ないメールですから。
それを最後まで読んで、
返事を出そうと思ってもらうには、
やっぱりちょっと工夫が必要ですよね。
例えば細かいことですが、
最初に目に飛び込んでくるあいさつ文が、
「いつもお世話になっております」
なのか、
「〇〇さん、こんにちは。今日も暑いですね」
なのかで、第一印象から違ってきます。
相手との関係性や所属組織の風土により、
どの程度までフレンドリーな表現が許されるかは、
慎重な判断が必要かもしれませんが。
もし可能なら、「顔文字」や「！」、「（笑）」など、
メールを読んでて思わず笑みが浮かぶようなものを
１つか２つ入れてみるのもいいんじゃないでしょうか。
（＾＿＾）
ビジネスライクで距離を感じさせるメールよりも、
親近感とか安心感を感じてもらえるメールのほうが、
返事をいただける確率が高いような気がします。
＊個人の印象です（笑）
ちなみに私は継続支援のメールを書くとき、
（１）面談時のエピソード
（２）努力（プロセス）をきく
（３）継続への意欲、自信をきく
（４）感情をきく
（５）返事を待っていることを伝える
この５つの要素を意識して取り入れています。
今から一つずつ説明していると長くなりすぎてしまうので、
続きは次回（来週）、ご紹介させていただきますね！
お楽しみに～。
（＾▽＾）／
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