継続支援のメールに返事がもらえないのはなぜ?

最近、複数の産業看護職の方から、

似たようなお悩みをおききしました。
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初回の保健指導はリアルにお会いして実施し、

2回目以降はメールで支援を続けているのだが、

 

メールに何を書いていいかわからない。

文章が下手なのでうまく書けない。

メール支援している対象者から返事が来ない。

 

それで困っている。

どうすればいいんでしょうか・・・

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確かに、初回の保健指導から数か月経って、

「その後いかがですか?」

と継続支援のメールを出したときに、

返事をくれる人が少なければがっかりしますよね。

 

何が悪いのだろう?

どうすれば返事をもらえるのだろう?

σ( ̄ヘ ̄;)

 

と、考え込んでしまいます。

そして、

 

忙しいのかな。催促してもいいのかな。

何か気に障ることを書いてしまったのかも。

次のメールには何と書けばいいのか。

 

そんなことばかり気にしながら、

メール支援を続けていくのも

なかなかしんどいですよね。

 

 

 

 

幸いにも、私は文章を書くのは苦にならないので、

昔から文書指導をよくやっていました。

 

そのおかげで、メールを使った支援にも

さほど抵抗を感じていませんでしたが。

 

それでも、メール支援にお返事をいただけないと、

「どうして返事くれないのかな~」と悩んだり、

「私は避けられているのかな~」と落ち込んだりして。

 

あ~でもない、こ~でもない、と

いろいろ考えを巡らせたことが何度もありました。

 

で、私なりに考えてみて、

メールの返事が返ってこない理由って、

たぶん、こんな感じかなと思っています。

<対象者側の理由>

  • 忙しくてそれどころではない
  • 後で返事をするつもりで忘れてしまった
  • 行動変容できていないので返事できない(したくない)
  • 過去に嫌な思いをしたことがあり無視している
  • 何を返事すればいいかわからない
  • めんどくさい、仕事に関わりないのでやらない

<看護職側の理由>

  • 用件オンリーの素っ気ない文面
  • 丁寧な対応を意識するあまりの堅苦しい文面
  • 定型的で誰にでも通用するような内容・文面
  • 取り組みの結果、成果、達成度を確認するのみの内容
  • 相手への問いかけがなくこちらから説明するだけの内容
  • 返事が必要かどうか、何を返事してほしいかがあいまい

対象者さんにしてみたら、

返事をしようがしまいが、

仕事に直接的な影響が出ないメールですから。

 

それを最後まで読んで、

返事を出そうと思ってもらうには、

やっぱりちょっと工夫が必要ですよね。

 

例えば細かいことですが、

最初に目に飛び込んでくるあいさつ文が、

 

「いつもお世話になっております」

なのか、

「〇〇さん、こんにちは。今日も暑いですね」

なのかで、第一印象から違ってきます。

 

相手との関係性や所属組織の風土により、

どの程度までフレンドリーな表現が許されるかは、

慎重な判断が必要かもしれませんが。

 

もし可能なら、「顔文字」や「!」、「(笑)」など、

メールを読んでて思わず笑みが浮かぶようなものを

1つか2つ入れてみるのもいいんじゃないでしょうか。
(^_^)

 

ビジネスライクで距離を感じさせるメールよりも、

親近感とか安心感を感じてもらえるメールのほうが、

返事をいただける確率が高いような気がします。

*個人の印象です(笑)

 

 

ちなみに私は継続支援のメールを書くとき、

(1)面談時のエピソード
(2)努力(プロセス)をきく
(3)継続への意欲、自信をきく
(4)感情をきく
(5)返事を待っていることを伝える

この5つの要素を意識して取り入れています。

 

今から一つずつ説明していると長くなりすぎてしまうので、

続きは次回(来週)、ご紹介させていただきますね!

 

お楽しみに~。
(^▽^)/

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